Заявление о защите данных при найме персонала

Контролером обработки персональных данных в соответствии с условиями настоящего Заявления о защите данных при найме персонала является Henkel AG & Co. KGaA, Henkelstraße 67, 40589 Düsseldorf, Германия

‏(далее именуемая «Henkel», «мы» или «наш»).

По всем вопросам, связанным с обработкой и использованием персональных данных, обращайтесь к специалисту по защите данных по электронной или обычной почте по следующему адресу: Henkel AG & Co. KGaA, Henkelstrasse 67, D 40191 Düsseldorf, Германия, адрес электронной почты: Datenschutz@henkel.com. 

Когда вы откликаетесь на одну из вакансий группы Henkel или каким-либо иным образом выражаете свое желание стать частью нашего кадрового резерва, ваши персональные данные подвергаются обработке. При направлении отклика на вакансию и/или создании учетной записи в нашем кадровом резерве собираются следующие персональные данные:

• основные данные кандидата ‏(персональная информация, такая как ваши Ф. И. О., возраст и т. д.);
• контактная информация ‏(почтовый адрес, адрес электронной почты, номер телефона и т. д.);
• данные, указанные в заявке ‏(информация о вашем образовании, предыдущих местах работы, профессиональном опыте и т. д.);
• сферы интересов ‏(информация о вакансиях, которые вам интересны или, возможно, будут интересны и т. д.).

Эти персональные данные вы предоставляете нам напрямую, когда откликаетесь на одну из вакансий группы Henkel, в процессе поиска и отбора кандидатов ‏(например, во время ‏(видео)собеседований), а также когда выражаете свое желание стать частью нашего кадрового резерва для участия в последующих отборах кандидатов на открытые вакансии ‏(например, устанавливая флажок в соответствующем поле формы отклика на вакансию). Поля данных, помеченные звездочкой ‏(*), являются обязательными и необходимы для поиска и отбора кандидатов. В зависимости от вакансии, на которую вы откликаетесь, для этих процессов также может потребоваться дополнительная информация.

Кроме того, для связи с вами с целью предложить вам вакансию может использоваться информация о вашем профессиональном образовании и опыте, опубликованная вами в социальной сети LinkedIn.

3.1 Процесс поиска и отбора кандидатов 

Мы обрабатываем ваши персональные данные:

• для создания общего профиля кандидата, который будет использован при рассмотрении всех ваших откликов на вакансии ‏(вы в любое время можете внести изменения в общий профиль кандидата в своей учетной записи);
• Создание персонализированного уведомления о наличии вакансии для получения новых предложений о работе, опубликованных на сайте и соответствующих вашим критериям поиска. Вы можете в любое время отписаться от получения уведомлений о наличии вакансий, перейдя по ссылке, которую можно найти в каждом нашем письме, или обновив информацию в настройках профиля;
• Поиск и отбор кандидатов, в том числе для рассмотрения вашего отклика, проведения допустимых ‏(видео)собеседований и оценок в режиме онлайн или на месте ‏(например, тестов личности, оценок когнитивных способностей и т. д.);
• других необходимых процессов, являющихся вспомогательными для процессов поиска и отбора кандидатов ‏(например, в целях подготовки обязательной отчетности, проверки санкционного списка и т. д.).

Мы обрабатываем персональные данные для поиска и отбора кандидатов, их трудоустройства и включения в наш кадровый резерв, а также для оказания кандидатам необходимых услуг в соответствии с пунктом b раздела 1 статьи 6 Общего регламента ЕС о защите персональных данных ‏(General Data Protection Regulation, GDPR).

Для обеспечения прозрачности процесса отбора кандидатов все ваши отклики и их статус будут доступны нашим специалистам по подбору персонала и некоторым менеджерам по персоналу.

В соответствии с законодательными требованиями к документированию процессов поиска и отбора кандидатов, профиль будет храниться в течение 6 месяцев ‏(пункт f раздела 1 статьи 6 Общего регламента ЕС по защите данных) и ваш общий профиль в течение 12 месяцев после последнего обновления.

В случае отклика на одну из вакансий в США или Пуэрто-Рико, в соответствии с национальными требованиями к документированию процессов поиска и отбора кандидатов, профиль будет храниться в течение 36 месяцев ‏(пункт f раздела 1 статьи 6 Общего регламента ЕС по защите данных).

В случае отклика на одну из вакансий в Индонезии, в соответствии с национальными требованиями к документированию процессов поиска и отбора кандидатов, профиль будет храниться в течение 60 месяцев ‏(пункт f раздела 1 статьи 6 Общего регламента ЕС по защите данных).

В случае отклика на одну из вакансий в Сингапуре, в соответствии с национальными требованиями к документированию процессов поиска и отбора кандидатов, профиль будет храниться в течение 24 месяцев ‏(пункт f раздела 1 статьи 6 Общего регламента ЕС по защите данных).

3.2 Кадровый резерв

Мы также используем ваши персональные данные в нашем кадровом резерве:

• для создания вашего профиля в кадровом резерве с целью рассмотрения вашей кандидатуры на открытые вакансии в будущем и поддержания связи с вами ‏(при условии, что вы дали свое согласие на такое использование ваших данных, установив флажок в соответствующем поле формы отклика на вакансию или в процессе поиска и отбора кандидатов);
• предоставления вам информации о группе компаний Henkel как о потенциальном работодателе, возможностях трудоустройства и открытых вакансиях, если вы дали согласие на включение ваших данных в кадровый резерв ‏(см. выше).
• Мы будем информировать вас о маркетинговой деятельности нашего работодателя по электронной почте, если вы зарегистрированы в кадровом резерве и дали свое согласие на получение такой информации.

Для этих целей ваши персональные данные будут обрабатываться на основании вашего согласия и в соответствии с пунктом a раздела 1 статьи 6 Общего регламента ЕС о защите персональных данных. Мы попросим вас дать согласие на обработку персональных данных напрямую в процессе поиска и отбора кандидатов, по электронной почте или в соответствующем поле формы отклика на вакансию. Вы вправе в любое время отозвать свое согласие, выбрав соответствующие настройки в своей учетной записи, а также полностью удалить свою учетную запись. Вы также можете в любое время связаться с нами, используя предоставленную выше контактную информацию, чтобы сообщить о своем желании отозвать согласие. В этом случае мы прекратим использовать ваши персональные данные для направления вам подобной информации. При этом процесс обработки данных, предшествовавший такому отзыву согласия, не будет являться незаконным.

Ваш профиль в кадровом резерве будет храниться в течение 24 месяцев после регистрации или его последнего обновления. Вы также можете в любое время удалить свой профиль из кадрового резерва и все связанные с ним персональные данные с помощью соответствующей функции.

Eсли вы находитесь в нордамерике, Ваш профиль в кадровом резерве будет храниться в течение 36 месяцев после регистрации или его последнего обновления. Вы также можете в любое время удалить свой профиль из кадрового резерва и все связанные с ним персональные данные с помощью соответствующей функции.

3.3 Видеособеседование

В процессе отбора кандидатов на некоторые вакансии мы также будем обрабатывать ваши персональные данные, собранные в процессе видеособеседования. Обратите внимание, что видеособеседование не является обязательным этапом процесса отбора кандидатов. В случае если вы не согласитесь с условиями и положениями проведения видеособеседования, вы продолжите участвовать в общем процессе отбора кандидатов без каких-либо негативных последствий из-за такого отказа.

В целях оказания технической поддержки доступ к вашим персональным данным также будет предоставлен специалистам Службы технической поддержки HireVue, находящейся в США.

Для этих целей ваши персональные данные будут обрабатываться на основании вашего согласия и в соответствии с пунктом a раздела 1 статьи 6 Общего регламента ЕС о защите персональных данных. Информация о передаче данных третьим странам доступна здесь: для США — на основании вашего согласия и в соответствии с пунктом a подпункта 1 раздела 1 статьи 49 Общего регламента ЕС о защите персональных данных. До проведения видеособеседования / сбора персональных данных мы попросим вас дать согласие на предоставление специалистам Службы технической поддержки HireVue доступа к таким данным. Вы вправе отозвать свое согласие, используя контактную информацию, предоставленную выше. В этом случае мы прекратим использовать ваши персональные данные для направления вам подобной информации. При этом процесс обработки данных, предшествовавший такому отзыву согласия, не будет являться незаконным.

Дополнительная информация о предоставлении специалистам Службы технической поддержки HireVue доступа к вашем персональным данным приведена далее.

• Получатель:
  • Служба технической поддержки HireVue
• Страна, в которую передаются данные для оказания технической поддержки:
  • г. Джордан, штат Юта, Соединенные Штаты Америки
  Причины (ограниченной) передачи данных:
  • Обмен данными необходим для оказания технической поддержки. В случае возникновения технических неисправностей в системе HireVue к их устранению будут привлечены специалисты Службы технической поддержки.
  • При этом им может потребоваться доступ к платформе HireVue для изучения/рассмотрения связанных с ней технических проблем.
• Типы данных, к которым предоставляется доступ.
  • Специалисты Службы технической поддержки HireVue получат доступ только к тем данным, которые имеют непосредственное отношение к возникшей технической проблеме.
  • Им не будет предоставлен доступ к каким-либо иным данным.
  • Данные, к которым может быть предоставлен доступ, включают в себя данные договора, сведения о предыдущем месте работы, сведения о личной жизни, видеоданные.
• Риски передачи данных
  • Обратите внимание, что в третьей стране ‏(США), в которую могут передаваться ваши персональные данные, могут отсутствовать соответствующие меры защиты персональных данных.
  • В соответствии с европейским законодательством, США не гарантируют соответствующий уровень защиты персональных данных.
  • Также обратите внимание, что в третьей стране (США):
    • могут отсутствовать надзорные органы,
    • и/или требования в отношении обработки данных,
    • и/или могут отсутствовать права субъекта персональных данных.

Потенциальные риски передачи данных могут быть связаны с несанкционированным доступом, утерей данных или внесением в них нежелательных изменений.

3.4 Проверка биографических данных

В соответствии с законодательными требованиями стран Северной Америки, до подписания какого-либо договора все кандидаты ‏(независимо от их национальности) на вакансии, открытые в этих странах, должны пройти проверку биографических данных.

Проверка биографических данных является необходимым инструментом выявления кандидатов, поведение которых в прошлом может свидетельствовать о том, что они представляют реальную угрозу для организации. Такие проверки зачастую являются лучшей защитой от судебных исков, связанных с халатностью в вопросах найма и удержания персонала. Благодаря им работодатели смогут защитить свой бренд, репутацию, заказчиков, сотрудников, а также предотвратить финансовые потери.

Основной причиной проведения проверок биографических данных является стремление избежать причинения вреда или предъявления разного рода исков работодателю или иным лицам. В том числе причинения вреда:

• другим сотрудникам в результате сексуальных домогательств или насилия на рабочем месте;
• внутренним и внешним клиентам организации в результате, например, насильственных действий сексуального характера на территории работодателя;
• бизнес-деятельности работодателя в результате финансовых потерь или нанесения вреда его имиджу и репутации.
• Защита от судебных исков, в том числе связанных с халатностью в вопросе найма персонала, является веской причиной для проведения тщательных проверок биографических данных кандидатов на предмет наличия у них судимости. Проверки кандидатов на наличие судимости, проводимые на разных уровнях юрисдикции, могут служить убедительным доказательством надлежащего внимания и аккуратности работодателя при отборе персонала.

Компания Henkel, выступающая в роли материнской компании для всех компаний международной группы Henkel, передает ваши персональные данные другим офисам или дочерним предприятиям Henkel, находящимися в странах, в которых вы откликнулись на вакансии, в том числе в странах за пределами Европейского союза и Европейской экономической зоны, которые могут не обеспечивать аналогичного европейскому уровня защиты персональных данных. На все такие организации распространяются условия и положения настоящего Заявления о защите данных при найме персонала, а также иных документов, направленных на обеспечение уровня защиты данных, аналогичного принятому в Европейском союзе, в том числе Стандартных положений о защите данных, опубликованных комиссией Европейского союза в соответствии с пунктом c раздела 2 статьи 46 Общего регламента ЕС о защите персональных данных. Список всех офисов и дочерних предприятий Henkel опубликован на нашем официальном веб-сайте.

Для поиска и отбора кандидатов, а также для создания кадрового резерва мы обращаемся за помощью к внешним поставщикам услуг, которые неукоснительно соблюдают наши требования и не имеют права использовать ваши персональные данные в собственных целях. В соответствии со статьей 28 Общего регламента ЕС о защите персональных данных они выступают операторами данных.

В случае привлечения к поиску и отбору персонала кадровых и рекрутинговых агентств им предоставляется информация о специальных требованиях в отношении каждого из этих процессов.

Главные страницы Кадрового сообщества Henkel и порталы регистрации используют cookie-файлы, которые необходимы для их правильной работы, поскольку позволяют перемещаться по порталу и пользоваться такими его возможностями, как доступ к безопасным зонам, возможность отклика на несколько вакансий без повторного ввода данных или использование ссылок на страницы в социальных сетях для откликов.

Важные типы cookie-файлов, используемых на порталах

• Cookie-файлы сеанса ‏(ScustomPortal-{portalUrlPath}): используются для хранения данных о входе пользователя в систему в процессе использования внутренних зон портала.
• Cookie-файлы языка ‏(portalLanguage-{portalId}): используются для хранения данных о текущих языковых настройках, выбранных пользователем на портале.
• Ключ безопасности для защиты от CSRF-атак ‏(tokenField): используется для защиты от межсетевой подделки запросов ‏(CSRF) ‏(только для зарегистрированных пользователей).
• Настройки cookie-файлов ‏(userCookieConsent-{portalUrlPath}): используются для хранения информации о типах cookie-файлов, разрешенных/запрещенных пользователем на порталах с включенной функцией управления cookie-файлами. Благодаря этим настройкам пользователям не приходится давать согласие на использование cookie-файлов при каждом просмотре/посещении страницы.

Как долго хранятся cookie-файлы?

• Cookie-файлы сеанса: до момента закрытия браузера.
• Cookie-файлы языка: до момента закрытия браузера.
• Ключ безопасности для защиты от CSRF-атак: 1 час.
• Настойки cookie-файлов: бессрочно.

Более подробная информация о cookie-файлах и других используемых нами технологиях, а также целях их применения приведена на нашем официальном веб-сайте в разделах «Cookie-файлы» и «Настройки cookie-файлов». На этом веб-сайте вы также можете в любое время отозвать свое согласие на использование cookie-файлов, отключив соответствующую функцию в настройках.

Пользователь как субъект данных обладает следующими правами в отношении своих персональных данных:

• право на доступ к своим персональным данным и получение их копии,
• право на уточнение своих персональных данных,
• право на удаление своих персональных данных ‏(также называемое «правом на забвение»),
• право на ограничение использования своих персональных данных,
• право на перенос данных,
• право на отзыв ранее предоставленного согласия,
• право на направление жалоб в надзорные органы.

Вы также вправе запретить использование ваших персональных данных в определенных обстоятельствах. Например, ‏(i) если у вас есть достаточные основания для этого в конкретной ситуации, и если мы используем ваши персональные данные в наших законных интересах ‏(или в интересах третьих сторон) в соответствии с пунктом f раздела 1 статьи 6; и ‏(ii) если вы возражаете против использования ваших персональных данных для прямого маркетинга.

Вы также можете легко получать доступ к своим персональным данным, уточнять и удалять их и отзывать свое согласие в вашем общем профиле кандидата или в профиле в кадровом резерве. Кроме того, вы можете в любое время удалить свой общий профиль кандидата или профиль в кадровом резерве.

Для реализации своих прав вы можете связаться с нами, используя приведенную выше контактную информацию.